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IT专案管理中的风险控制

发布时间:2020-07-21 18:20:01 阅读: 来源:电炖锅厂家

摘要:专案风险的管理不仅贯穿於整个专案过程,而且在专案事件发生之前风险的分析就已经开始。我们可以根据风险控制与专案事件发生的时间将风险管理划分爲三个部分:事前控制──风险管

关键词:风险管理

无论是系统集成或是软体发展,IT公司经常面临着各种专案的实施和管理,面临着如何确定专案的投资价值、评估利益大小、分析不确定因素、决定投资回收时间等衆多问题。并且,一个IT专案,无论其规模大小,必然会爲被实施方(用户)在管理、业务经营等多方面带来变革,这就使IT专案必然具有高风险性的特点。尤其是近年来,IT专案的广泛实施,一方面爲衆多的企业带来了管理、经营方面的革新,而另一方面,夭折、中断、失败的专案也不在少数。因此,如何在专案实施中有效地管理风险、控制风险,已经成爲了专案实施成功的必要条件。

专案风险的管理不仅贯穿於整个专案过程,而且在专案事件发生之前风险的分析就已经开始。我们可以根据风险控制与专案事件发生的时间将风险管理划分爲三个部分:事前控制──风险管理规划,事中控制──风险管理方法,事後控制──风险管理报告。

一、事前控制──风险管理规划

风险管理规划是在专案正式啓动前或啓动初期对专案的一个纵观全局的基於风险角度的考虑、分析、规划,也是专案风险控制中最爲关键的内容,包括风险形势评估、风险识别、风险分析和风险评价等几部分。

1、 风险形势评估

风险形势评估以专案计划、专案预算、专案进度等基本资讯爲依据,着眼於明确专案的目标、战略、战术以及实现专案目标的手段和资源。从而实现:通过风险的角度审查专案计划认清专案形势,并揭示隐藏的一些专案前提和假设,使专案管理者在专案初期就能识别出一些风险。尤其是专案建议书、可行性报告或专案计划一般都是在若干假设、前提、预测的基础上完成的,这些假设、前提、预测在专案实施期间有可能成立,也有可能不成立。而这其中隐藏的风险问题又通常是被忽视的。一旦问题发生,往往造成专案管理方的措手不及和无一应对。例如专案计划中假设用户实施小组全力支援、脱産或几乎脱産投入IT专案的实施,但在实际过程中,用户方人员却不得不抽出大量时间处理原有的业务,造成IT专案实施进度的拖延和实施效果不尽人意的风险。诸如此类的例子还有很多。爲了找出这些隐藏的专案条件和威胁,就需要对与专案相关的各种计划进行详细审查,如人力资源计划、合同管理计划、专案采购计划等等。由此我们可以得出,风险形势评估一般应重视以下内容:专案的起因、目的、专案的范围、组织目标与专案目标的相互关系、专案的贡献、专案条件、制约因素等。

2、风险识别

在对专案的基础的风险形势评估之上,就需要对各种显露的和潜在的风险进行识别。风险识别实际上是对将来可能发生的风险事件的一种设想和猜测。因此,一般的风险识别结果应包括风险的分类、来源、表现及其後果、以及引发的相关专案管理要求。在具体识别风险时,一方面可利用一些常识、经验和判断,通过以前经历的专案中积累起来的资料、资料、经验和教训,或者请教相关的专家和资深从业人员,采用集体讨论的方式。另一方面,可以通过分解专案的范围、结构来识别风险,理清专案的组成和各个组成部分的性质、之间的关系、与外因的联系等内容,从而减少专案实施过程中的不确定性。除此之外,还可以利用一些技术和工具。比如,结合经验和教训,将专案成功和失败的原因罗列成一张核对表,或者是专案的实施范围、质量控制、专案进度、采购与合同管理、人力资源与沟通等。以上都是风险识别常用的一些手段和方法,当然还有其他更多的途径,因专案而异,灵活运用。

3、风险分析和评价

在进行风险识别并整理之後,必须就各项风险对整个专案的影响程度做一些分析和评价,通常这些评价建立在以特性爲依据的判断和以资料统计爲依据的研究上。风险分析的方法非常多,一般采用统计学范畴内的概率、分布频率、平均数衆数等方法。但无论是哪一种工具,都各有长短,而且不可避免的会受到分析者的主观影响。可以通过多角度多人员的分析或者采取头脑风暴法等尽可能避免。此外,我们应当明确,风险是一种变化着的事物,基於这种易变条件上的预测和分析,是不可能做到十分的精确和可靠的。所有的风险分析都只有一个目的,即尽量避免专案的失控和爲具体的专案实施中的突发问题预留足够的後备措施和缓冲空间。

风险评价之後,专案面临着两种选择,即面临着不可承受风险和可承受风险。对於前者,或者终止专案,或者采取补救措施,降低风险或改变专案;对於後者,则需要在专案之中进行风险控制。

二、事中控制──风险管理方法

管理风险,即控制风险,通过风险监视和风险规避消除一些潜在的威胁专案健康实施的事件。风险的管理在整个专案生命周期中是连续、反复进行的,消除了某些风险来源後,有可能又会出现其他的风险,而且,爲减少风险损失而进行的风险管理本身也会带来新的风险。比如,管理风险所耗用的专案资源造成专案其他部分的可用资源减少,规避风险的行动影响原定专案计划而带来风险等。因此,在专案实施过程中,专案管理人员必须制订标准并按阶段衡量专案进展状况,时时监视专案实际进展情况,根据风险情况果断调整和纠正专案行动。

1、风险监视

由於时间对专案的影响是很难预计的,因此风险监视是专案实施过程中的一项重要工作。监视风险即监视专案産品、以及专案过程的进展和专案环境的变化,通过核查专案进展的效果与计划的差异来改善专案的实施。一般情况下,随着时间的推移,有关专案风险的资讯会逐渐增多,风险的不确定性会逐渐降低,但风险监视工作也随信息量的增大而日渐复杂。我们一般可采取专案的审核检查的方式,通过各实施阶段的目标、计划、实际效果的对比、分析,寻找问题的根源,提出解决问题的方法。

2、风险规避

在风险管理规划基础上进行风险控制,一旦监视到风险,就应采取合理措施进行风险规避,可以从改变风险性质、改变风险发生的概率、改变风险的影响大小等多方面着手。风险规避的策略一般有预防、转移、回避、接受、後备措施等几种方式。

其中,预防风险尤其不能忽视专案的教育培训和按程式办事两个方面。由於专案实施成员的任何不当行爲都会构成专案的风险因素,要减轻与之相应的影响,就必须对有关人员进行详细和有效的风险教育和专案培训,教育培训的内容应该包含专案相关的策略、计划、标准、规章规范、专案知识、産品知识等。在专案活动中,应该严格按照专案制度,如进度、人力调配、文档管理、资源分配等。

转移风险,在IT专案中使用最频繁的应该要数合作夥伴、专案外包、保险与担保等手段了。无论是与合作夥伴的协同实施还是专案的外包,都能在人力资源、成本费用、专案进度等方面分散风险,开脱责任。但转移风险的同时也必然带来利润的一部分流失。

回避风险,是指当专案风险潜在威胁的可能性极大,并会带来严重的後果,无法转移又不能承受时,通过改变专案来规避风险。通常会通过修改专案目标、专案范围、专案结构等方式来回避风险的威胁。

接受风险,作爲规避风险的常见方法,主要是指主动将风险事件的不利後果承担下来,这种後果通常主要反映在实施周期、成本费用的有限增加上,以牺牲专案收益而不影响专案整体。

用於规避风险的後备措施,主要体现在後备费用、预留进度时间、後备技术力量三个方面,这些後备措施在专案计划中就应预留,保证在专案实施过程中,能充分调用後备力量解决问题。

三、事後控制──风险管理报告

无论专案进展的情况如何,都必须将风险管理的计划、行动、结果整理、汇总、进行分析,形成风险管理报告。风险管理的持续性要求风险管理报告的连贯性和不间断性,因此,该报告不是仅仅在专案结束之後才制作的,而是应该视专案的进展状况、专案计划、报告的物件等条件采取书面或口头、不定期的或阶段性的等多种方式,爲专案的实施、控制、管理、决策提供资讯基础。

我们在专案管理中进行风险控制的同时,还应该问自己几个问题:所制订的风险管理策略本身是否可行?实施风险控制的措施和手段是否与专案总目标保持一致?通过不断地在实践中反思、尝试、总结、分析,提高风险管理的水平。

风险总是和效益并存的。只有正确地识别风险、分析风险、规避风险,才能确保每一个专案的顺利实施和成功完成,才能给企业带来更多的效益。

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